Unpleasantries: Jangan Memulai Email Dengan 'Saya Harap Ini Menemukan Anda Dengan Baik'

Banyak orang yang tidak saya kenal memulai email dengan salam kisi, saya harap Anda baik-baik saja, Tanggapan saya yang biasa: Ya…Saya tidak mengenal Anda dan saya cukup sehat untuk menghapus email Anda tanpa membaca lebih lanjut.

Dan, mengingat hasil survei informal, banyak orang merasakan hal yang sama.

Catharine Hamm, editor perjalanan untuk Los Angeles Times , yang menerima penawaran yang tak terhitung jumlahnya dari calon kontributor dan agen PR, juga takut menerima Saya harap Anda baik-baik saja email. Karena kasih karunia Tuhan saya baik-baik saja, tetapi bagaimana jika saya tidak sehat? dia bertanya. Saya yakin saya akan sama marahnya… Kepada orang-orang ini saya mengatakan ini: Membangun hubungan berarti membantu saya melakukan pekerjaan saya, bukan menanyakan bagaimana keadaan saya. Itu berarti memahami pasar saya, bukan mencoba memahami jiwa saya. Itu berarti mengidentifikasi dan menangani kebutuhan jurnalistik saya, bukan membantu saya menemukan pusat pribadi saya.

Barbara Teszler, CEO Teszler PR di Santa Monica, California, mengatakanpembukaan dengan Saya harap email ini menemukan Anda baik-baik saja di sana dengan panggilan dingin yang dimulai Jangan menutup telepon atau mengirimkan informasi penting yang ditandai dengan warna merah pada amplop (informasi penting adalah bahwa Anda telah disetujui sebelumnya untuk kredit kartu dengan perusahaan yang Anda tidak peduli). Orang-orang memilih 'Saya harap Anda baik-baik saja' untuk membangun hubungan pribadi—itu membuatnya terdengar seolah-olah Anda telah bertemu orang ini, dan mengabaikan atau menolak seseorang yang Anda temui secara langsung lebih kasar daripada mengabaikan orang asing Anda. belum pernah bertemu, jadi email Anda secara teori lebih mungkin dibaca dengan cara ini—tapi menurut saya dibuat-buat dan tidak tulus.

Mike Plugh, profesor komunikasi di Manhattan College, percaya bahwa salam ini lebih berkaitan dengan interpretasi penerima daripada pengirim. Jika seseorang menulis, 'Saya harap Anda mengalami minggu yang menyenangkan,' atau 'Saya harap ini menemukan Anda baik-baik saja,' ada kemungkinan Anda mengalami minggu yang buruk atau bahwa Anda jauh dari 'baik', tetapi pengakuan timbal balik kami kemanusiaan adalah pesan nyata, bukan harapan konkret, kata Plugh. Alasan basa-basi ramah ini mungkin tampak tidak tulus adalah karena mereka menatap kita dari layar putih, yang secara inheren tidak bersifat pribadi.

Berlangganan Newsletter Harian Pengamat Server email menampilkan peringatan untuk spam, atau email yang tidak diinginkan.Foto: Ian Waldie/Getty Images

Menurut McClain Watson, direktur program komunikasi bisnis di Naveen Jindal School of Management di UT Dallas, orang perlu dicerahkan. Jika kalimat 'Saya harap Anda baik-baik saja' dalam email menimbulkan respons emosional dari Anda, kalimat itu telah berhasil, kata Watson. Nada dari sebagian besar email harian kita adalah prosedural, transaksional, dan terdengar seperti ditulis oleh zombie untuk zombie. Tantangan bagi kita—seperti saya—yang ingin menulis email untuk manusia dengan jantung berdebar adalah menemukan cara untuk menjalin hubungan simpatik dengan pembaca sehingga email kita dibaca dengan suara manusia. 'Saya harap Anda baik-baik saja' mungkin bukan cara terbaik untuk mencapai tujuan itu, tetapi itu sering kali berhasil.

Pakar etiket Brooke Straiton merekomendasikan untuk menulis email Anda secara terbalik. Kalimat pertama Anda harus merangkum kebutuhan Anda atau maksud dari email tersebut, katanya. Hal ini memungkinkan seseorang untuk mengetahui dari awal apakah ini adalah email yang perlu ditangani segera, diajukan sebagai informasi, atau tindakan apa pun yang sesuai. Jika Anda ingin menambahkan 'keramahan', biarkan sampai akhir.

Jill Tipograph, salah satu pendiri Karir Tahap Awal , sebuah konsultan yang membantu kaum muda mendapatkan magang atau pekerjaan pertama, mengakui bahwa sulit untuk terjun langsung ke bisnis, jadi mencari tahu pendekatan yang tepat adalah penting. Kepribadian dan keaslian Anda perlu dibentuk. Anda perlu menemukan sesuatu yang nyaman dan dapat diterima dalam hal pendekatan. Ini bukan satu ukuran yang cocok untuk semua, katanya. Setiap situasi berbeda. Pendekatannya harus mencerminkan status dan/atau citra yang dapat Anda temukan secara online.

###

Pitch Perfect: Cara Efektif untuk Memulai Email

Pengamat meminta Jill Tipograph untuk menawarkan tip untuk meningkatkan email:

Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik harus disediakan untuk panggilan telepon atau email tindak lanjut untuk perkenalan pribadi. Jika Anda belum mengenal orang tersebut, sebaiknya gunakan pendekatan yang berbeda.

Keaslian harus nyata, atau jangan menempuh jalan itu. Bersikaplah profesional, bukan kasual. Pikirkan untuk membeli kartu: Apakah Anda akan mengirim kartu yang terlalu bersemangat atau terlalu tulus kepada seseorang yang tidak Anda kenal?

Err di sisi konservatif dalam pendekatan. Mulai email dengan Dear Mr./Ms./Dr.; hanya pindah ke nama pribadi ketika hubungan atau hubungan telah terjalin. Hai atau Hei terlalu santai. Gunakan nama yang tepat: Jika nama mereka Robert, jangan menyebut mereka sebagai Bob di email awal.

Sebutkan perujuk (jika Anda memiliki izin)—selalu mulai dengan nama orang itu di subjek dan baris pertama. Itu aset Anda. Yang terhormat (kosong)—Saya dirujuk oleh (kosong), yang mengira Anda adalah orang yang baik untuk dihubungi (kosong).

Dekati orang-orang menggunakan jargon industri mereka—orang-orang di bidang kreatif berbicara dengan satu cara, sedangkan orang-orang di perbankan berbicara dengan cara lain. Tetapi bagaimanapun juga, adalah bijaksana untuk tidak menjadi ekstrim. Industri yang berbeda memiliki standar yang berbeda.

Gunakan baris subjek email yang mematikan—orang tidak akan repot membaca email yang sebenarnya jika subjeknya tidak beresonansi. Pastikan itu relevan, bernas, dan memberi seseorang alasan untuk membuka. Begitu banyak yang masuk ke spam akhir-akhir ini, jadi memasukkan kepentingan bersama, almamater atau orang yang merekomendasikan Anda adalah penting dan berharga.

Kirim email tindak lanjut—email pertama sering kali tidak terbaca. Bedakan: Saya harap Anda mengalami minggu yang menyenangkan, dan ingin menindaklanjuti email saya minggu lalu.

Peeves Hewan Peliharaan

Hindari emoji karena dapat menimbulkan kesan pertama yang salah.

Jangan menyebut seseorang tanpa izin mereka.

Jangan berikan nama panggilan kepada orang tersebut. Cerita: Seorang lulusan perguruan tinggi baru-baru ini mendekati Jill secara online dan berkata, Hai Jilly. Tidak ada yang memanggil saya Jilly sejak saya masih kecil, dengan hanya suami saya yang telah bertahun-tahun memanggil saya dengan penuh kasih dari waktu ke waktu, katanya. Saya sangat menunda.

Bukti tiga kali lipat—memalukan melihat kesalahan ejaan dan penggunaan tata bahasa yang salah—terutama nama atau perusahaan yang salah (pikirkan aplikasi perguruan tinggi, misalnya, nama perguruan tinggi yang salah dalam sebuah esai).

Jangan meminta saran gratis atau pekerjaan tanpa menawarkan sesuatu yang berharga sebagai gantinya. Itu terlalu tegas dan mematikan.