Seperti kebanyakan orang, hari-hari saya dipenuhi dengan tugas-tugas yang mendesak, tetapi seringkali sepele.Hapus percikan Ketika Bonnie Ware, seorang perawat perawatan paliatif yang merawat pasien terminal di minggu-minggu terakhir kehidupan mereka, bertanya apa penyesalan terbesar orang-orang, 5 jawaban muncul berulang kali:
- Saya berharap saya memiliki keberanian untuk menjalani kehidupan yang benar untuk diri saya sendiri, bukan kehidupan yang diharapkan orang lain dari saya
- Saya berharap saya tidak bekerja begitu keras
- Saya berharap saya memiliki keberanian untuk mengungkapkan perasaan saya
- Saya berharap saya tetap berhubungan dengan teman-teman saya
- Saya berharap bahwa saya telah membiarkan diri saya lebih bahagia
Saya sering memikirkan daftar ini saat saya bekerja.
Seperti kebanyakan orang, hari-hari saya dipenuhi dengan tugas-tugas yang mendesak, tetapi seringkali sepele. Email. Rapat. Catchup. Panggilan.
Ini seperti melunasi kartu kredit berbunga tinggi. Saya bekerja keras tetapi hampir tidak membuat penyok pada prinsipnya . Ketika saya memikirkan kembali apa yang saya capai penting dalam minggu tertentu kadang-kadang bahkan tidak ada satu hal pun yang terlintas dalam pikiran. Bagaimana ini bisa terjadi?
Pada sebuah ceramah di Stanford, Phil Libin, CEO Evernote, membahas masalah yang tepat ini, membahas bagaimana membedakan antara apa yang mendesak dan apa yang penting dalam hidup Anda:
Tugas mendesak merupakan tugas yang harus segera diselesaikan.
Ini adalah hal-hal seperti panggilan telepon, tugas dengan tenggat waktu yang akan datang, dan situasi di mana Anda harus merespons dengan cepat. Menanggapi email, ketika Anda harus melakukannya, biasanya merupakan tugas yang mendesak.
Tugas penting adalah tugas yang berkontribusi pada misi dan tujuan jangka panjang.
Ini adalah hal-hal seperti buku yang ingin Anda tulis, presentasi yang ingin Anda buat untuk promosi, dan perusahaan yang ingin Anda mulai.
Masalahnya adalah bahwa tugas-tugas penting biasanya dikalahkan oleh tugas-tugas mendesak. Jadi, jika Anda memiliki waktu terbatas dalam sehari, bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda menyisihkan waktu untuk tugas-tugas penting?
Menggunakan matriks keputusan untuk memutuskan apa yang penting
Salah satu cara untuk mengetahui apa yang paling penting adalah dengan menggunakan Matriks keputusan Eisenhower : 
Setiap kali Anda melakukan itu, Anda membuat trade-off antara penting dan mendesak.Jamesclear.com/Crew.co
Dikembangkan oleh Dwight Eisenhower, seorang jenderal bintang lima di Angkatan Darat Amerika Serikat, Panglima Tertinggi Pasukan Sekutu di Eropa selama Perang Dunia II, Presiden Universitas Columbia, oh, dan Presiden AS dua periode, kotak sederhana ini membagi tugas ke dalam kategori sederhana:
Di pojok kiri atas ( Penting dan Mendesak ), Anda mungkin menempatkan hal-hal seperti krisis, tenggat waktu, dan masalah.
Pojok kanan atas ( Penting dan Tidak Mendesak ) dapat terdiri dari hal-hal seperti hubungan, perencanaan proyek jangka panjang, dan rekreasi.
Pojok kiri bawah ( Tidak Penting dan Mendesak ) mungkin terdiri dari interupsi, rapat, dan aktivitas.
Pojok kanan bawah ( Tidak Penting dan Tidak Mendesak ) mungkin terdiri dari pemborosan waktu, kegiatan yang menyenangkan, dan tugas-tugas sepele lainnya.
Sangat mudah untuk menghilangkan hal-hal yang tidak penting dan tidak mendesak. Itu semacam tidak punya otak. Anda ingin menghabiskan waktu sesedikit mungkin di sana.
Hal-hal penting dan mendesak juga jelas merupakan hal pertama yang harus Anda tangani.
Tapi bagaimana dengan memprioritaskan antara dua kuadran lainnya? Di situlah segalanya menjadi sulit.
Kebanyakan orang secara default melakukan tugas-tugas mendesak terlebih dahulu — masalahnya adalah jika Anda selalu melakukan tugas-tugas mendesak, Anda tidak dapat menyelesaikan tugas-tugas penting important .
Tugas mendesak selalu datang. Dan akan selalu ada tugas yang lebih mendesak daripada yang bisa Anda selesaikan, tidak peduli seberapa keras Anda berusaha.
Pernahkah Anda mendapati diri Anda berkata, [X] sangat penting, tetapi saya tidak punya waktu untuk itu sekarang?
Setiap kali Anda melakukan itu, Anda membuat trade-off antara penting dan mendesak. Lao Tzu berkata, Waktu adalah sesuatu yang diciptakan. Mengatakan 'Saya tidak punya waktu,' sama saja dengan mengatakan, 'Saya tidak mau.'
Atau seperti yang dikatakan Picasso, Hanya tunda sampai besok apa yang Anda rela mati setelah ditinggalkan.
Bagaimana membuat tugas penting menjadi mendesak
Cara termudah untuk memastikan tugas penting mendesak adalah dengan berikan tenggat waktu .
Tenggat waktu sebenarnya yang membuat tugas mendesak menjadi mendesak: Fakta bahwa Anda harus segera menanganinya. Kurangnya tenggat waktu juga sering membuat tugas-tugas penting menjadi tidak penting. Mereka biasanya jenis hal yang bisa Anda dapatkan pada akhirnya.
Misalnya, Anda harus membayar sewa di akhir bulan. Itu adalah tenggat waktu. Saat tenggat waktu itu mendekat, tugas menjadi semakin mendesak.
Di sisi lain, tujuan Anda untuk menjadi bugar itu penting, tetapi itu tidak mendesak sama sekali. Apakah kamu memiliki untuk membuatnya ke gym pada akhir bulan? Mungkin tidak.
Jadi hal pertama yang harus Anda lakukan jika Anda ingin memastikan tugas-tugas penting diselesaikan adalah menetapkan tenggat waktu. Tugas penting hampir selalu merupakan kumpulan tugas yang sangat besar (sering kali lebih seperti proyek) dan agar Anda dapat menetapkan tenggat waktu, Anda harus memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan menetapkan tenggat waktu untuk itu.
Pendekatan favorit saya untuk ini berasal dari Menyelesaikan semuanya , di mana David Allen bertanya:
Apa tindakan fisik berikutnya yang perlu Anda ambil untuk membuat kemajuan dalam tugas ini?
Itulah hal yang Anda butuhkan untuk menetapkan tenggat waktu.
Nah di sinilah bagian krusialnya, karena tidak cukup hanya dengan menetapkan tenggat waktu.
Mengapa Anda membutuhkan tenggat waktu yang serius
Kualitas kedua dari tugas-tugas mendesak yang membuatnya mendesak adalah bahwa tenggat waktu mereka tidak dapat dinegosiasikan.
Jika Anda tidak memenuhi tenggat waktu, ada konsekuensi serius.
Sudah jelas mengapa ini terjadi dengan sesuatu seperti tidak membayar sewa. Pertama pemilik Anda akan menelepon Anda dan meneriaki Anda. Jika Anda sensitif terhadap tekanan sosial, ini mungkin cukup untuk membuat Anda membayar sewa tepat waktu. Jika tidak, pada akhirnya Anda akan dibawa ke pengadilan dan diusir, yang cukup serius bagi kebanyakan orang.
Masalah dengan hanya menetapkan tenggat waktu untuk tugas-tugas penting adalah bahwa mereka tidak secara otomatis menjadi serius. Jika saya mengatakan saya harus pergi ke gym sebelum akhir minggu, pada dasarnya tidak ada konsekuensi jika saya gagal mencapai tenggat waktu tersebut.
Jadi bagaimana Anda membuat tenggat waktu lebih signifikan? Berikut beberapa cara:
1. Publikasikan
Salah satu cara untuk membuat tenggat waktu lebih serius adalah dengan menyatakannya di depan umum. Ketika Anda bertanggung jawab secara publik terhadap tenggat waktu, maka Anda tidak bisa membodohi diri sendiri. Sisi lain dari koin ini adalah jika Anda menetapkan tanggal secara publik, Anda sebaiknya memastikan bahwa Anda benar-benar dapat mencapainya. Tidak ada yang seperti stres karena harus mencapai tenggat waktu yang Anda tetapkan terlalu agresif untuk diri sendiri.
2. Buat hadiah dan hukuman
Cara lain untuk membuat tenggat waktu menjadi lebih serius adalah dengan menetapkan hadiah untuk mencapainya atau hukuman karena melewatkannya. Letakkan rangkaian hadiah dan hukuman ini sebelumnya dan pastikan Anda bukan orang yang bertanggung jawab untuk benar-benar melaksanakannya. Misalnya, tulis cek sebesar $2000 ke beberapa organisasi politik yang Anda benci, berikan kepada teman Anda, dan beri tahu mereka untuk mengirimkannya jika Anda gagal mencapai tenggat waktu.
3. Buat orang lain bertanggung jawab
Dalam hal meminta orang lain (seperti anggota tim Anda) bertanggung jawab terhadap tenggat waktu, penting untuk membuat orang menyadari betapa pentingnya tenggat waktu bagi Anda. Anda tidak dapat mentolerir tenggat waktu yang terlewat. Dan itu berarti benar-benar check-in dan melakukan percakapan yang tidak nyaman ketika tenggat waktu terlewatkan. Jika Anda tidak melakukan ini, maka orang-orang akan berasumsi bahwa tenggat waktu tidak begitu penting bagi Anda, dan mereka akan mulai didorong mundur atau terlewat lebih sering.
4. Atur pengingat konstan untuk diri sendiri
Sangat mudah untuk mengabaikan tenggat waktu kecuali Anda memiliki pengingat yang konstan. Tugas mendesak sering kali memiliki pengingat bawaan, seperti teman atau pasangan Anda yang terus mengganggu Anda untuk melakukan sesuatu. Untuk tugas-tugas penting, Anda harus mengatur sendiri pengingat itu. Letakkan perekat di sekitar meja Anda. Setel acara atau pengatur waktu kalender. Letakkan tanda di dekat cermin kamar mandi Anda. Lakukan apa pun yang harus Anda lakukan.
*****
Apakah ini tampak seperti banyak pekerjaan? Yah, mungkin pada awalnya. Tetapi seiring waktu, itu menjadi lebih mudah, dan Anda akan menemukan bahwa Anda merasa jauh lebih sedikit stres.
Anda akan selalu memiliki cukup tugas mendesak untuk diisi sepanjang hari, minggu, tahun, atau bahkan seumur hidup. Tapi apa yang sebenarnya Anda harus menghabiskan sebagian besar energi Anda untuk mencapai hal-hal penting, jangan sampai Anda menemukan diri Anda dengan daftar penyesalan dari hal-hal yang Anda tidak pernah menemukan waktu untuk melakukannya.
Jory MacKay adalah seorang editor @CrewLabs , dimana postingan ini awalnya muncul . Ingin belajar menjadi versi terbaik Anda? Klik disini untuk bergabung dengan ribuan pembuat dan pengusaha yang mendapatkan email mingguan kami untuk meningkatkan kreativitas dan produktivitas Anda.
