Catatan terima kasih—atau kekurangannya—mempengaruhi keputusan perekrutan.Pixabay Saat saya menasihati kandidat di seluruh mereka proses wawancara , ada satu area di mana saya terus-menerus menerima penolakan: Apakah saya benar-benar perlu mengirim catatan terima kasih? Apakah itu pernah membuat perbedaan?
Saya mengerti keengganan itu. Dalam sebagian besar kasus, catatan terima kasih pasca wawancara Anda tidak pernah diakui dan sebagian besar kandidat hanya mendapatkan tawaran dalam persentase kecil dari posisi yang mereka wawancarai. Tampaknya upaya untuk menulis catatan sia-sia atau semua catatan itu tersapu ke dalam lubang hitam perekrutan di mana mereka menyelinap ke dalam ketidakrelevanan abadi.
Menulis catatan dalam bentuk apa pun tampaknya berlebihan di era kontemporer kita yang serba cepat. Ini membangkitkan gambar alat tulis timbul dan segel lilin atau omelan yang Anda dapatkan dari ibu Anda setelah Natal untuk berterima kasih kepada Bibi Marge atas syal yang dia rajut untuk Anda. Siapa yang membutuhkan semua itu?
Namun, catatan terima kasih pasca wawancara yang ditulis dengan baik dapat menjadi bagian komunikasi bisnis yang berdampak yang dapat membantu menyegel kesepakatan. Saya telah melihat banyak kasus di mana ucapan terima kasih memperkuat kesan positif otoritas perekrutan tentang seorang kandidat atau benar-benar mengubah kesan negatif menjadi positif yang pada akhirnya menghasilkan tawaran. Saya juga melihat catatan terima kasih yang ditulis dengan buruk menghasilkan kandidat marjinal yang dengan cepat dihilangkan.
Contoh terakhir kami adalah dengan Maggie yang mewawancarai salah satu klien kami untuk posisi pemasaran tingkat menengah. Atas rekomendasi saya dan setelah melewati layar telepon, klien ini menjadwalkan satu hari wawancara dengan Sumber Daya Manusia, manajer perekrutan, karyawan tingkat sejawat, dan Wakil Presiden Pemasaran, Ron. Wawancara terakhir dengan Ron hanya terjadi jika wawancara sebelumnya berjalan dengan baik. Saya memiliki beberapa klien di mana wawancara dengan VP hanyalah formalitas atau cap persetujuan. Itu tidak terjadi di sini. Di perusahaan ini, VP adalah penentu. Dia ingin dukungan dari tim, tetapi dia membuat keputusan terakhir.
Ketika Maggie menelepon kami setelah wawancara, dia menendang dirinya sendiri. Hari itu dimulai dengan sangat baik, cukup baik, bahkan, Ron ditambahkan ke jadwalnya di akhir. Di situlah roda mulai lepas.
Entah bagaimana, dia dan Ron tidak cocok. Jawaban-jawaban yang tampaknya membuat seluruh staf terkesan tidak setuju dengannya. Di akhir wawancara, dia menanyakan kampanye media sosial apa yang dia sukai. Dia hanya menggambar kosong. Sementara media sosial tidak pernah menjadi bagian dari tanggung jawab pekerjaannya, itu akan menjadi bagian kecil tapi penting dari perannya di sini. Klien tahu tentang kurangnya pengalamannya di bidang ini tetapi bersedia membiarkannya belajar di tempat kerja karena kekuatan latar belakangnya yang lain. Dengan tidak dapat memikirkan satu contoh pun, dia yakin bahwa dia merusak peluangnya.
Lebih buruk lagi, setelah keluar dari wawancara, dia bisa memikirkan lusinan kampanye media sosial yang hebat. Faktanya, perusahaannya sendiri baru saja melakukan yang sangat sukses dan meskipun itu bukan bagian resmi dari pekerjaan Maggie, dia telah membantu mengoordinasikannya dengan manajer media sosial perusahaannya. Dia benar-benar sedih ketika dia merenungkan seberapa teliti dia mengajukan pertanyaan itu.
Meskipun jelas akan lebih baik jika Maggie membuat Ron terkesan dengan jawaban yang bagus untuk pertanyaan awalnya, kami menasihatinya bahwa ucapan terima kasih yang ditulis dengan baik dapat membuat pencalonannya kembali ke jalurnya.
Seperti banyak orang lain (milik Anda, misalnya), Maggie sebenarnya adalah komunikator yang jauh lebih baik di media cetak daripada secara langsung. Dia mengucapkan terima kasih atas kesempatan untuk berbicara dan kemudian menulis, Setelah refleksi lebih lanjut, saya menyadari bahwa saya tidak menjawab pertanyaan Anda tentang kampanye media sosial seefektif yang saya inginkan. Dia kemudian membuat daftar tiga kampanye semacam itu, mengapa dia menyukainya, dan menjelaskan bagaimana elemen dari masing-masing kampanye terbukti efektif untuk mempromosikan bisnis Ron. Dia menguraikan peran kecil yang dia mainkan dalam membantu manajer media sosialnya meluncurkan upaya perusahaannya dan mengulangi betapa bersemangatnya dia untuk mengembangkan keterampilan ini saat bekerja dengan Ron dan timnya.
Meskipun ucapan terima kasih yang baik tidak selalu dapat membalikkan keadaan, dalam hal ini memang demikian. Ron mengundang Maggie kembali, segalanya berjalan lebih lancar, dan dia akhirnya diberi tawaran. Saya juga telah melihat banyak kasus di mana klien berkomentar tentang seberapa baik catatan kandidat yang ditulis dan kasus di mana klien dengan tajam bertanya-tanya mengapa satu kandidat dalam daftar tertentu tidak menulis catatan. Intinya adalah menulis catatan terima kasih—atau tidak melakukannya—pasti dapat memengaruhi keputusan perekrutan.
Berikut adalah 9 panduan untuk menulis catatan terima kasih yang efektif:
- Jaga agar catatan Anda tetap pendek. Tulis tidak lebih dari tiga sampai empat paragraf tanpa blok teks yang panjang. Jika surat Anda sepanjang daftar ini, itu terlalu panjang. Pendek dan manis adalah yang terbaik.
- Kirim catatan Anda melalui email. Tidak seperti surat kepada Bibi Marge Anda, ini adalah bagian dari komunikasi bisnis dan sebagian besar bisnis dilakukan melalui email. Ini membuatnya sangat penting untuk mendapatkan kartu nama pewawancara Anda setelah wawancara. Jika Anda tidak mendapatkan kartu, tanyakan kepada perekrut Anda, resepsionis, atau kontak HR Anda untuk alamat yang Anda butuhkan.
- Kirim pesan terpisah ke setiap orang yang Anda temui. Format dasarnya bisa sama, tetapi setiap catatan harus dipersonalisasi dengan cara tertentu.
- Kirim secepat mungkin setelah wawancara. Keputusan perekrutan dibuat dengan jadwal yang jauh lebih cepat hari ini. Jika Anda menunggu sampai minggu depan (atau bahkan besok), surat Anda mungkin diterima setelah keputusan dibuat.
- Tunjukkan rasa terima kasih. Paragraf pembuka harus merupakan ungkapan terima kasih yang tulus atas waktu dan kesempatan pewawancara untuk bertemu. Jika Anda tidak bisa bersyukur dengan jujur, melakukan gerakan akan tampak tidak tulus dan tidak akan membantu tujuan Anda.
- Nyatakan kasus Anda. Paragraf tengah satu hingga dua harus menegaskan kembali mengapa Anda sangat cocok untuk posisi tersebut dan/atau digunakan untuk mengatasi keberatan yang Anda temui atau, seperti Maggie, memberikan jawaban yang lebih menyeluruh untuk pertanyaan yang mungkin Anda gagalkan. Anda dapat menyontek dengan menggunakan tiga hingga empat poin untuk membuat argumen Anda, tetapi berhati-hatilah agar tidak terlalu bertele-tele. Pertimbangkan ini dengan hati-hati. Setelah mewawancarai, Anda harus memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang mereka cari, dan Anda ingin menegaskan kembali bahwa Anda memilikinya di sini.
- bersemangat. Tutup dengan mengungkapkan minat Anda pada pekerjaan tersebut dan pelajari tentang langkah selanjutnya dalam proses tersebut. Jika Anda mendiskusikan kapan Anda akan mendengar kabar dari perusahaan (dan Anda seharusnya melakukannya), tunjukkan lagi di sini. Sebutkan bahwa Anda akan menghubungi jika Anda tidak mendengar kabar dari mereka pada tanggal yang ditentukan .
- Periksa tiga kali pekerjaan Anda. Pastikan untuk hati-hati mengoreksi surat Anda untuk kesalahan tata bahasa dan ejaan. Saya telah melihat lebih dari satu kandidat menghapus dirinya dari pertimbangan dengan mengirimkan surat yang ditulis dengan buruk. Berikan perhatian khusus pada ejaan nama perusahaan dan nama pewawancara. Tidak ada yang terlihat lebih buruk daripada melakukan kesalahan, tetapi saya telah melihatnya terjadi. Untuk alasan apa pun, saya terus-menerus menerima email yang menyebut saya sebagai Kieth.
- Tidak ada tanda terima baca yang diizinkan. Jangan mengirim surat terima kasih Anda yang meminta tanda terima pengiriman atau tanda terima baca. Ini menciptakan kewajiban pada penerima dan dapat dipandang negatif.
Catatan terima kasih yang ditulis dengan baik tidak akan menjamin bahwa Anda akan mendapatkan pekerjaan itu, tetapi itu dapat membuat Anda terus mencari atau membantu membalikkan persepsi negatif. Yang penting, catatan yang ditulis dengan buruk atau kegagalan untuk menulisnya sama sekali dapat memengaruhi otoritas perekrutan secara negatif. Pastikan untuk menulis catatan setelah setiap wawancara —dan terima kasih telah membaca artikel ini. Saya menghargai dukungan Anda yang berkelanjutan.
Keith Halus adalah presiden Patrickson-Hirsch Associates , sebuah firma Pencarian Eksekutif yang mengkhususkan diri dalam penempatan profesional pemasaran di organisasi yang berfokus pada konsumen. Jika Anda memiliki pertanyaan terkait pencarian pekerjaan atau perekrutan, hubungi dia di keith@patrickson-hirsch.com .
